Kontorvask: hvor ofte trenger bedriften ren vask?

De fleste bedrifter velger renholdsfrekvens på magefølelse, eller de arver den fra forrige leverandør uten å vurdere om den stemmer. Resultatet er som regel at man betaler for daglig vask av arealer som brukes to dager i uken, mens toalettene har samme frekvens som for fem år siden, da kontoret hadde dobbelt så mange folk på plass.

Etter at hjemmekontor ble normalt, er dette blitt et reelt spørsmål om penger. Belegget på et norsk kontor ligger ofte betydelig lavere tirsdag til torsdag enn før, og mandag og fredag er de roligste dagene i mange virksomheter. Renholdsavtalen bør speile det.

Start med å telle, ikke med å gjette

Før du forhandler frekvens, trenger du tre tall: hvor mange som faktisk er på kontoret per ukedag, hvor mange kvadratmeter som brukes aktivt, og hvor mange toaletter og kjøkken som deles. Har dere adgangskort, ligger belegget allerede i systemet. Har dere ikke det, hold en enkel telling i tre uker.

Det er vanlig å oppdage at kontoret har to travle dager, to middels og én stille. Da er det få gode argumenter for lik frekvens alle fem.

Del arealet i tre nivåer

En avtale som fungerer, priser ikke hele kontoret likt. Den deler arealet etter hvor fort det blir skittent og hvor synlig det er.

• Daglig: toaletter, kjøkken og kantine, resepsjon og inngangsparti
• To til tre ganger i uken: åpne kontorlandskap, møterom i bruk, korridorer
• Ukentlig eller sjeldnere: cellekontorer, arkiv, lager, styrerom som brukes månedlig

Toaletter og kjøkken skal du sjelden spare på. Det er der klager oppstår, og det er der ansatte danner seg en oppfatning av om arbeidsgiver bryr seg. Kontorlandskapet tåler derimot annenhver dag hos de fleste, så lenge søppel tømmes daglig.

Sesong betyr mer enn folk tror

Fra november til april drar folk inn snø, slaps og strøsand. Inngangspartiet og de første ti meterne innover blir skitne på timer, ikke dager, og strøsanden sliper på gulvbelegget hver gang noen går over det. Mange avtaler er skrudd sammen etter sommerforhold og blir liggende uendret gjennom vinteren.

Løsningen er ikke å øke frekvensen på hele kontoret. Det er å øke den på inngangssonen alene, gjerne kombinert med lengre matter innenfor døren. En matte som er tre meter lang tar det meste av det en matte på én meter ikke rekker.

Hva en avtale bør inneholde

Renholdsavtaler er ofte tynne dokumenter med en pris og en frekvens. Det er for lite til å håndtere uenighet, og for lite til at leverandøren vet hva som forventes.

• Arealoversikt med frekvens per sone, ikke bare én frekvens for hele bygget
• Hva som inngår i periodisk renhold: gulvbehandling, vinduer, ventiler, kjøleskapsvask
• Hvem som holder forbruksmateriell — såpe, papir, søppelposer
• Fast kontaktperson hos leverandøren, med navn og telefonnummer
• Hvordan avvik meldes, og hvor lang tid de har på å rette opp
• Hvem som har nøkler og alarmkode, og hva som skjer ved utskifting av personell
• Oppsigelsestid, og hva som skal til for å justere frekvens uten å reforhandle alt

Sjekk at leverandøren er lovlig

Renhold er en godkjenningspliktig bransje i Norge. Virksomheter som selger renholdstjenester skal være registrert i Arbeidstilsynets renholdsregister, og de ansatte skal ha HMS-kort. Som kjøper har du et ansvar her: bruker du en leverandør som ikke er godkjent, kan du selv bli holdt ansvarlig.

Kontrollen tar to minutter. Søk opp organisasjonsnummeret i renholdsregisteret, og be om å få se HMS-kortene til dem som faktisk kommer. En seriøs leverandør blir ikke fornærmet av spørsmålet. De regner med det.

Kveldsvask eller dagtid?

Kveldsvask er standard, og det er som regel riktig for åpne landskap der støvsuging forstyrrer. Men dagrenhold har fått et comeback i bygg med mange møterom og delte arbeidsplasser, fordi noen da kan tørke av flater mellom møter i stedet for én gang etter at alle har gått hjem.

Det gir også en effekt som ikke står i kontrakten: når renholderen er synlig i bygget, blir terskelen lavere for å si fra om noe, og problemer løses samme dag. Ulempen er støy og at noen synes det er forstyrrende. Det bør avklares med de ansatte før dere bytter, ikke etter.

Et regneeksempel

Et kontor på 400 kvadrat med 25 ansatte, der belegget er høyest tirsdag til torsdag: daglig renhold av toaletter, kjøkken og resepsjon, tre ganger i uken i landskapet, ukentlig på cellekontorer og møterom som brukes sjelden, og periodisk gulvbehandling to ganger i året. Kombinasjonen gir som regel lavere månedspris enn femdagers full runde, og et bedre resultat der det betyr noe, fordi ressursene flyttes dit slitasjen faktisk er.

Hva du bør gjøre nå

Periodisk renhold: det som ikke skjer hver uke

Under den ukentlige rutinen ligger en rekke oppgaver som skal gjøres noen ganger i året. Blir de ikke satt i plan, blir de ikke gjort, og da forsvinner effekten av det daglige renholdet over tid.

• Gulvbehandling: polish eller boning på linoleum og vinyl, én til to ganger i året
• Vinduspuss innvendig og utvendig, vanligvis vår og høst
• Ventiler, radiatorer og lysarmaturer
• Kjøleskap og fryser i kjøkkenet, med tømming og vask
• Stoler og stoppede møbler i møterom og kantine
• Høyt renhold: rørføringer, kabelbroer og oversiden av skap

Sett dette opp som en årsplan med måneder, ikke som en liste med «ved behov». «Ved behov» betyr i praksis at ingen tar initiativet før noen klager.

Midler og miljø

Mange bedrifter har miljøkrav i egne styringssystemer, og renhold er et av de enkleste stedene å innfri dem. Be om at leverandøren bruker midler merket med Svanen eller EU Ecolabel der det finnes gode alternativer, og at doseringen skjer fra doseringsanlegg og ikke på slump. Overdosering er både dyrere og dårligere: for mye middel gir klissete flater som trekker til seg mer smuss.

Er dere Miljøfyrtårn-sertifisert eller på vei dit, be leverandøren om dokumentasjon på produktene de bruker. Det er et krav dere uansett må dokumentere, og det er enklere å få det på plass i avtalen enn å samle det inn i etterkant.

Hva koster det

Prisen settes vanligvis per måned ut fra areal, frekvens og hvor tidkrevende arealet er. Et åpent landskap går fort. Et kontor med mange småkontorer, trapper og hjørner gjør ikke det, selv om kvadratmetertallet er likt. Derfor er kvadratmeterpris alene et dårlig sammenligningsgrunnlag.

Be om at tilbudet spesifiserer antall timer per uke, ikke bare beløpet. Da ser du med en gang om to leverandører har regnet med samme mengde arbeid. En pris som er 30 prosent lavere enn de andre, er nesten alltid 30 prosent færre timer — og de timene merkes etter tre måneder.

Hvordan vite at dere får det dere betaler for

Renhold er vanskelig å kontrollere fordi det er usynlig når det er gjort riktig. Du merker bare når det ikke er gjort. Derfor bør avtalen ha en enkel form for oppfølging som ikke krever at noen går rundt med sjekkliste hver uke.

• Kvartalsvis befaring med leverandørens driftsansvarlig, med kort skriftlig referat
• Et sted ansatte kan melde avvik uten å måtte finne ut hvem de skal ringe
• Avtalt responstid på avvik, typisk neste virkedag
• Loggføring av periodiske oppgaver, så dere ser at årsplanen faktisk følges

Det er også verdt å be om å bli varslet ved bytte av fast renholder. Ny person betyr ny opplæring, og det er da kvaliteten dupper. Vet dere om det på forhånd, kan dere kompensere med en ekstra gjennomgang de første ukene i stedet for å undre dere over hvorfor det plutselig ble dårligere.

Små kontorer og delte lokaler

For virksomheter med under ti ansatte, eller for dem som sitter i kontorhotell, ser regnestykket annerledes ut. Da er to besøk i uken ofte nok, og hovedpoenget er ikke arealet, men toalettene og kjøkkenet. Sitter dere i et delt bygg, sjekk hva som allerede dekkes av fellesutgiftene før dere kjøper noe i tillegg — det er ikke uvanlig at trapper, fellesarealer og vinduer alt er med i husleien.

Bytte av leverandør uten at det blir rot

Overgangen er der de fleste avtaler får en dårlig start. To ting løser mesteparten: en felles befaring med både gammel og ny leverandør til stede der det er mulig, og en avtalt overlappsuke der nøkler, alarmkoder og forbruksmateriell overleveres formelt.

Sett også opp et kort møte etter fire uker. Ikke for å klage, men for å justere frekvensen der virkeligheten viser seg å være en annen enn på papiret. De justeringene er billige å gjøre tidlig, og de blir sittende i to år hvis ingen tar dem opp.

Ta frem gjeldende avtale og se etter to ting: står frekvensen oppgitt per sone, og står det hva som skjer når noe ikke er gjort? Mangler ett av dem, er avtalen for løs til å måle noen på. Be om et tilbud som er delt opp per sone, og sammenlign på struktur, ikke bare på månedsbeløp. To tilbud med samme pris kan inneholde helt ulike mengder arbeid.

Og hvis dere skal endre én ting i år: øk frekvensen på toaletter og kjøkken, og reduser tilsvarende på cellekontorer og møterom som står tomme. Det er som regel mulig innenfor samme budsjett, og det er de to arealene ansatte faktisk bedømmer arbeidsplassen etter.